Opnieuw succesvol Copilot mini-event

Init3 ICT-specialisten organiseert opnieuw een Microsoft 365 Copilot inspiratiesessie voor MKB-ondernemers uit Noord Nederland, Friesland.

Na de introductie van Copilot voor Microsoft 365 ontdekten wij snel dat er behoefte is aan meer context door geïnteresseerde ondernemers en ICT 'ers uit de regio en vanuit onze vaste Init3-klanten. Om hier gehoor aan te geven hebben we het plan opgevat om in kleine groepen een inspiratiesessie te organiseren in de vorm van een mini event bij Init3 ICT-specialisten op locatie in Heerenveen. Het event, ondersteunt door onze partner Ingram Micro, is door de deelnemers erg gewaardeerd, dus reden om er een vervolg aan te geven. 

Door de sessies in kleine groepen ondernemers en ICT-engineers te doen ontstaat er veel ruimte voor interactie. Door kennis te delen en te leren van elkaar krijg je uiteindelijk een beter en completer beeld hoe je Copilot voor Microsoft 365 integreert in je bedrijfsstructuur en in je dagelijkse werkzaamheden. Maar wat is Microsoft Copilot 365, wat kan het, hoe richt je het in en wat zijn de valkuilen? Dat zijn allemaal vragen die er leven onder de deelnemers van ons event. Hier volgt een overzicht van kennisvragen die zich zoal voordoen.

Wat is het verschil tussen Copilot en Copilot voor Microsoft 365

Om verwarring weg te nemen leg ik eerst uit wat het verschil is tussen Copilot en Copilot voor Microsoft 365. Dat ligt voornamelijk in hun gebruik en functionaliteiten.

Copilot: Dit is een algemene AI-assistent die beschikbaar is voor verschillende platforms zoals Windows, Android, iOS en internet. Het kan helpen bij taken zoals het zoeken van informatie, het genereren van ideeën en het bieden van ondersteuning in verschillende apps zoals Microsoft Edge en Office-apps.

Copilot voor Microsoft 365: Dit is een specifieke AI-assistent die is ontworpen om de productiviteit te verhogen binnen de Microsoft 365-applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en OneNote. Het integreert nauw met deze apps om workflows te stroomlijnen, automatisering van taken te ondersteunen en creatieve ideeën te genereren.

Met andere woorden, Copilot voor Microsoft 365 is gericht op zakelijke en professionele workflows, terwijl de standaard Copilot meer algemeen bruikbaar is voor een breed scala aan taken en platforms.

Aan het implementeren van Copilot in je eigen zakelijke Microsoft 365 omgeving gaat een onboardingsproces vooraf waarbij het definiëren van infrastructuur, rollen, veiligheid en toegang tot data een vereiste zijn. Daarover later meer.

Naast je huidige IT-omgeving is het van belang om vooraf de doelen te bepalen wat je met deze AI-tool wilt bereiken. Bijvoorbeeld je productiviteit vergroten en stel jezelf bijvoorbeeld de vraag op welke manier en waar binnen je organisatie dat eventueel grote voordelen op kan leveren. Dat verschilt nogal met de algemene AI-assistenten die we inmiddels allemaal kennen en gebruiken (bijvoorbeeld ChatGPT en Copilot) die gebruik maken van openbaar toegankelijke data.

Lees ook: Microsoft Copilot uitgelegd

Copilot 365 technisch gezien

Microsoft Copilot is een AI-assistent geïntegreerd in diverse Microsoft 365-applicaties, ontworpen om gebruikers te ondersteunen bij hun dagelijkse taken en workflows. De technologie achter Copilot maakt gebruik van geavanceerde natural language processing (NLP) en machine learning (ML) algoritmen, gebaseerd op grote taalmodellen. Deze modellen zijn getraind op enorme hoeveelheden data om contextuele en relevante antwoorden te genereren.

Copilot is een krachtige AI-gedreven assistent die gebruik maakt van geavanceerde taalmodellen en integratiecapaciteiten om de productiviteit en efficiëntie van gebruikers te verhogen binnen je eigen Microsoft 365-omgeving. Maar hoe werkt dat?

Invoerverwerking: Analyseren van gebruikersinvoer, inclusief tekst en spraak, met behulp van NLP-technieken om de intentie en context te begrijpen.

Contextbewustzijn: Integratie met applicaties om contextuele informatie te verzamelen, zoals recente documenten, e-mails of agenda-afspraken, om nauwkeurige en gepersonaliseerde suggesties te doen.

Machine Learning: Gebruik van ML-modellen om patronen te herkennen en voorspellingen te doen op basis van historische gegevens en gebruikersgedrag.

Antwoordgeneratie: Genereren van coherente en contextuele antwoorden door het combineren van NLP-uitvoer met specifieke kennisdomeinen.

Integratie: Naadloze integratie met Microsoft 365-applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint en Teams, om taken zoals documentcreatie, datamanipulatie en communicatie te ondersteunen.

Waar haalt Copilot voor Microsoft 365 de data vandaan

Copilot voor Microsoft 365 haalt data uit verschillende bronnen binnen de Microsoft 365-omgeving (Microsoft Graph) en integreert deze naadloos om gebruikers te ondersteunen bij hun taken. Hier zijn enkele van de belangrijkste data bronnen en hoe je deze kunt inrichten:

1. E-mails en Agenda

Outlook: Copilot kan e-mails en agenda-afspraken analyseren om relevante informatie te bieden. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn voor het plannen van vergaderingen of het ophalen van context voor een gesprek.

2. Bestanden en Documenten

OneDrive en SharePoint: Documenten, spreadsheets, presentaties en andere bestanden opgeslagen in OneDrive en SharePoint kunnen worden geanalyseerd om informatie te extraheren en suggesties te doen.

3. Samenwerkingsplatforms

Microsoft Teams: Copilot kan gegevens uit chats, vergaderingen en gedeelde bestanden in Teams halen om samenwerkingsopdrachten te verbeteren.

4. Notities

OneNote: Notities en informatie opgeslagen in OneNote kunnen worden gebruikt om contextuele ondersteuning te bieden.

Inrichting en configuratie van Microsoft Copilot 365

Met de volgende stappen zorg je ervoor dat Copilot voor Microsoft 365 optimaal functioneert en gebruikers effectief ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden.

1. Integratie en Machtigingen

Zorg ervoor dat de nodige machtigingen zijn verleend aan Copilot om toegang te krijgen tot de verschillende Microsoft 365-applicaties en gegevensbronnen. Dit kan worden ingesteld via de beheerdersconsole van Microsoft 365.

2. Veiligheid en Privacy

Stel strikte beveiligings- en privacyinstellingen in om ervoor te zorgen dat gegevens veilig blijven. Maak gebruik van Microsoft 365's ingebouwde beveiligingsfuncties zoals dataclassificatie, gegevensversleuteling en naleving van regelgeving.

3. Gegevensbeheer

Beheer en organiseer je gegevens effectief door gebruik te maken van mappenstructuren, metadata en zoekfilters. Dit helpt Copilot om snel relevante informatie te vinden en te gebruiken.

4. Training en Aanpassing

Train gebruikers in het gebruik van Copilot en pas de instellingen aan op basis van hun specifieke behoeften. Dit kan onder andere het aanpassen van taalvoorkeuren, melding instellingen en persoonlijke aanbevelingen omvatten.

Hoe realiseer je een succesvolle implementatie

De implementatie van Copilot in je bestaande Microsoft 365-omgeving brengt enkele specifieke overwegingen met zich mee die aanvullend zijn op de algemene implementatie van Microsoft 365. Hier zijn enkele aanvullende aandachtspunten en mogelijke valkuilen:

Specifieke valkuilen voor de implementatie van Copilot

Integratie complexiteit: Het correct integreren van Copilot met bestaande Microsoft 365-applicaties kan complex zijn, vooral als je aangepaste instellingen of third-party integraties hebt.

Data privacy en compliance: Zorg ervoor dat de manier waarop Copilot toegang heeft tot en gebruik maakt van gegevens voldoet aan alle relevante privacyregels en compliance-vereisten van je organisatie.

Gebruikersacceptatie: Gebruikers moeten niet alleen getraind worden in het gebruik van Copilot, maar ook de voordelen ervan begrijpen om een hoge acceptatie en productief gebruik te waarborgen.

Performance issues: Afhankelijk van je infrastructuur, kan de toevoeging van AI-functionaliteiten zoals Copilot invloed hebben op de prestaties. Zorg voor adequate IT-ondersteuning en monitoring.

Onderhoud en updates: Regelmatige updates en onderhoud zijn essentieel om ervoor te zorgen dat Copilot optimaal blijft functioneren. Dit vereist een toewijding van je IT-team.

Noodzakelijkheden voor succesvolle implementatie van Copilot

Grondige planning en testen: Zorg voor een gedetailleerd implementatieplan en voer uitgebreide tests uit in een gecontroleerde omgeving voordat je Copilot in de productieomgeving uitrolt.

Gedetailleerde training en support: Bied specifieke training aan voor gebruikers gericht op de functionaliteiten van Copilot. Voorzie in continue support om vragen en problemen snel op te lossen.

Beveiligingsmaatregelen: Implementeer strikte beveiligings- en toegangscontroles om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige gegevens via Copilot.

Gebruikersfeedback inwinnen: Verwerk regelmatig feedback van gebruikers om de implementatie te verbeteren en eventuele knelpunten op te lossen.

Monitoring en onderhoud: Zorg voor continue monitoring van de prestaties en het gebruik van Copilot. Plan regelmatig onderhoud en updates om compatibiliteit en functionaliteit te waarborgen.

Door deze specifieke stappen en overwegingen in acht te nemen, kun je de implementatie van Copilot binnen je Microsoft 365-omgeving soepeler en effectiever laten verlopen.

Ondersteuning Copilot 365 door Init3 ICT-specialisten

Met onze inspiratie- en kennissessies ondersteunen wij ondernemers en klanten in het MKB om een succesvolle strategie te ontwikkelen voor de implementatie van deze AI-assistent binnen je Microsoft 365 omgeving. Zonder de illusie te hebben compleet te zijn en op alle vragen die zich voordoen in te zijn gegaan, hoop ik dat je met deze informatie een completer beeld hebt gekregen over de Microsoft Copilot 365.

Lees ook: Werken in de cloud met Init3 ICT-specialisten

En dan nog even dit: Init3 ICT-specialisten is een ISO 27001gecertificeerd full service ICT bedrijf gevestigd in Heerenveen, Friesland. Wij hebben klanten in heel Nederland die al meer dan 20 jaar vertrouwen op onze kennis en kunde. Mocht je door dit blog interesse hebben in een inspiratiesessie, zoek je een professionele ICT-partner voor implementatie of wil je meer informatie, neem dan contact met ons op. Reageren onder dit blog kan natuurlijk ook.